Przygotowanie programów i danych do wysyłania faktur do KSeF

I. Kolejne kroki

A. Instalacja najnowszej wersji programu Prolider

Link do instalatora na stronie https://prolider.pl/PobieranieProlider.html

B. Uzupełnienie w proliderze danych związanych z KSeF

Szczegóły na stronie: https://prolider.pl/Dokumentacja/ProLider/WebHelp/przygotowanie-danych-do-ksef.htm

C. Przygotowanie aplikacji pomocniczej ProliderKSEF

1. Pobranie najnowszej wersji aplikacji ProliderKSEF ze strony: https://prolider.pl/PobieranieProlider.html

2. Zainstalowanie aplikacji ProliderKSEF na komputerach, na których będą wysyłane faktury do KSeF.

3. Odpowiednie skonfigurowania aplikacji ProliderKSEF

• wprowadzenie nazwy serwera i bazy danych programu Prolider

• sprawdzenie połączenia z bazą danych

• zapisanie ustawień dotyczących bazy danych

• ponowne uruchomienie programu Prolider

4. Połączenie się z KSeF poprzez podpis kwalifikowany, profil zaufany lub certyfikat KSeF Szczegóły wybrania i zapisania w ustawieniach aplikacji certyfikatów do uwierzytelniania i do weryfikacji wystawcy faktur są omówione poniżej w części II.

D. Utworzenie pierwszych dokumentów i ich sprawdzenie

Osoba wystawiająca faktury:

• wystawia w proliderze pierwszą fakturę oznaczoną jako "Faktura KSeF" dla danego typu faktur

• przygotowuje xml z fakturą w formacie wymaganym przez KSeF (w aplikacji ProliderKSEF)

• sprawdza kompletność danych na fakturze KSeF

  • poprzez

    • wydrukowanie wizualizacji faktury z programu Prolider

    • wydrukowanie wizualizacji faktury z ProliderKSEF

    • sprawdzenie czy na wydruku wizualizacji z ProliderKSEF występują wszystkie dane (wizualizacja w programie ProliderKSEF jest wizualizacją opracowaną przez Ministerstwo Finansów)

Powtórzenie czynności dla kolejnej faktury poszczególne rodzaju (zakres danych) i typów faktur.

E. Przekazanie dokumentów do KSeF

W programie ProliderKSEF wysłanie jednej wybranej faktury.

Pobranie statusu wysłanej faktury.

Wysłanie kolejnych faktur do KSeF.

F. Sprawdzenie poprawności przekazanych dokumentów

Sprawdzenie poprawności przekazanych dokumentów do KSeF poprzez zalogowanie się do aplikacji podatnika KSeF i sprawdzeniu poprawności wybranych faktur.

G. Normalna praca Prolider -> KSeF

Rozpoczęcie normalnej pracy z wystawianiem faktur w programie Prolider i wysyłaniem ich do systemu KSeF.

Sprawdzenie, czy wysłano wszystkie wystawione:

• Sprawdzenie, czy wszystkie faktury na liście mają etap "Zarejestrowany w KSeF"

• Sprawdzenie ilości (i wartości) faktur wysłanych w danym.

II. Uprawnienia w KSeF i łączenie się z KSeF

Nadanie uprawnień odpowiednim osobom

Osoba, która posiada prawa administracyjne uwierzytelnia się w aplikacji podatnika Ksef przez przeglądarkę

Osoba z prawami administracyjnymi nadaje uprawnienia (przegląd i wystawianie faktur)

• sobie

• poszczególnym osobom, które mają wystawiać faktury i je wysyłać do KSeF

• podmiotowi z numerem NIP - w przypadku pieczęci kwalifikowanej

Przygotowanie i instalacja certyfikatów

Generowanie certyfikatów KSeF bezpośrednio w programie ProliderKSEF

Generowanie Certyfikatu KSeF - Uwierzytelnianie Film przedstawiający jak wygenerować Certyfikat KSeF do uwierzytelniania bezpośrednio w programie ProliderKSEF

Generowanie Certyfikatu KSeF - Offline (Wystawca faktury) do generowania kodu QR II

Sposób generowania Certyfikat KSeF offline w programie ProliderKSEF jest podobny do generowania Certyfikatu do uwierzytelniania. Należy tylko przed wygenerowaniem certyfikatu wybrać Typ certyfikatu: Wystawca faktury (Offline)

Generowanie certyfikatów KSeF w Aplikacji Podatnika KSeF

Poniżej przedstawiony jest sposób generowania Certyfikatów KSeF w Aplikacji Podatnika KSeF

1. Każda osoba, której nadano uprawnienia uwierzytelnia się w aplikacji podatnika KSeF.

   • Wybiera moduł Certyfikatów.

   • Tworzy certyfikat do uwierzytelniania w KSeF

     • tworzone i pobierane są 2 pliki

       • plik z kluczem

       • plik z certyfikatem

   • Tworzy certyfikat wystawcy faktury

     • tworzone i pobierane są 2 pliki

       • plik z kluczem

       • plik z certyfikatem

2. Osoba z działu IT

   1. Generuje na podstawie 2 plików certyfikat do uwierzytelniania dla każdej osoby

   2. Generuje na podstawie 2 plików certyfikat do potwierdzania wystawcy faktury dla każdej osoby

   3. Instaluje każdy z certyfikatów w magazynie certyfikatów na komputerze, na którym pracuje dana osoba

   4. W programie Prolider KSEF (zakładka Inne funkcje, przycisk Ustawienia, opcja Certyfikaty)

      1. W formularzu Konfiguracja certyfikatów dla każdej osoby na ich komputerze

         1. wybiera certyfikat do uwierzytelniania

            1. certyfikat podpisu kwalifikowanego, lub

            2. certyfikat Ksef do potwierdzania wystawcy faktury

   5. W programie ProliderKSEF testowo uwierzytelnia się w systemie Ksef)

3. Poszczególne osoby, w programie ProliderKSEF sprawdzają czy mogę się uwierzytelnić w systemie KSeF

W celu wygenerowania Certyfikatu Offline należy wykonać powyższe kroki wybierając w Aplikacji podatnika Certyfikat Offline i ustawić go jako domyślny w programie ProliderKSEF

Limity zapytań w KSeF

Link do informacji o limitach https://www.prolider.pl/Ksef/ProliderKsefInfoTech.html

III. Linki do dodatkowych informacji

Informacje dotyczące integracji programu Prolider z KSeF

(rozdział: Integracja Prolider z KSeF)

https://prolider.pl/Dokumentacja/ProLider/WebHelp/index.html

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 - wersja produkcyjna: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

Oficjalna strona dotycząca Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

https://ksef.podatki.gov.pl/

Podręczniki, dokumenty, objaśnienia, nagrania dotyczące KSeF

https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20

Krajowy System e-Faktur wystartował

https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/krajowy-system-e-faktur-wystartowal/