Funkcja przeksięgowań pozwala na rozliczanie kosztów i wykonywanie automatycznych przeksięgowań na konto wyniku finansowego.
a)Rozliczanie kosztów
Rozliczanie kosztów polega na wyzerowaniu sald kont kosztów w ten sposób, że kwoty sald rozksięgowuje się na inne konta. Operacja rozliczenia może składać się z szeregu ETAPÓW rozliczających konto lub grupę kont. Na podstawie definicji etapu generowany jest dokument, którego pozycje tworzone są zgodnie z definicją POZYCJI etapu. Dokument ten jest później księgowany zerując w efekcie saldo rozliczanego w danym etapie konta.
W każdej pozycji etapu musimy określić dwa główne konta:
jedno jest podstawą obliczeń (konto rozliczane, źródłowe),
drugie gromadzi wynik (konto drugie).
Konto rozliczne powinno być takie same w każdej pozycji danego etapu.
W każdym etapie obliczane są :
kwota rozliczana (Saldo konta rozliczanego),
procent przypadający na drugie konto (przy ustawieniu na automatyczne naliczanie procentów).
Na podstawie definicji etapu generowane są pozycje dokumentu w ten sposób, że konto rozliczane umieszczane jest po stronie Wn lub Ma, przeciwnie do strony salda tego konta, tak by uzyskać efekt wyzerowania salda. Konto drugie umieszczane jest po przeciwnej stronie konta rozliczanego.
Kwota wpisywana dla danej pozycji to kwota naliczana odpowiednio do procentów podanych lub naliczonych dla drugiego konta. Jeżeli ustawimy etap na tryb automatycznego obliczania procentów (A), to w każdej pozycji musimy podać konto, na podstawie którego program ma obliczyć procent.
W celu rozliczenia kosztów należy:
zdefiniować etapy rozliczania (etap rozlicza jedno konto lub grupę kont) w każdym etapie może być dowolna ilość pozycji, w których podane są konta na które będą rozksięgowane salda.
przeprowadzić kolejne etapy w ten sposób, że dla każdego etapu tworzymy automatyczny dokument, który następnie możemy obejrzeć ewentualnie poprawić i następnie zaksięgować.
Po zakończeniu danego etapu rozliczania kosztów zostaje wpisany przy nim numer, typ i data dokumentu w którym utworzono na podstawie tego etapu pozycje do zaksięgowania .
Czyszczenie pól z numerami jest możliwe za pomocą przycisku położonego pod tabelą definicji etapów.
b) przeksięgowania na konto wyniku finansowego.
Funkcja ta jest uproszczoną wersją funkcji rozliczania kosztów. Za jej pomocą możemy łatwo zdefiniować przeksięgowanie na konto wyniku finansowego