Wyróżnia się cztery stany, w których może występować dokument sprzedaży, zakupu lub dokument magazynowy :
•Roboczy - stan, w którym dokument nie ma jeszcze ostatecznej postaci i nie został zatwierdzony.
Dokument można w trakcie wprowadzania zapisać w stanie roboczym i wrócić po pewnym czasie do jego redagowania, a następnie zatwierdzić. Należy zdawać sobie sprawę z faktu, że dokument w tym stanie nie jest widoczny w ewidencji VAT, nie działa na stany magazynowe, nie jest też widoczny w kasie lub rozrachunkach.
•Zatwierdzony - stan, w który dokument został zapisany i zatwierdzony.
Przy zatwierdzaniu dokumentu sprzedaży / zakupu generowany jest automatycznie dokument magazynowy zmieniający odpowiednio stany magazynowe oraz uruchamiany jest mechanizm związany z obrotami i rozrachunkami. Informacje zawarte w zatwierdzanym dokumencie są rozsyłane do poszczególnych modułów programu. Tylko w tym stanie dokument wpływa na stany magazynowe, jest widoczny w ewidencji VAT i kasie lub rozrachunkach.
•Poprawiany - dokument, który był zatwierdzony i został wycofany do stanu poprawiania.
Proces wycofywania dokumentu ze stanu zatwierdzonego do stanu poprawiania powoduje wywołanie szeregu mechanizmów odwrotnych do procesu zatwierdzania, tzn. następuje zmiana stanów magazynowych, zmiana obrotów i rozrachunków do stanu sprzed jego zatwierdzenia.
•Anulowany - dokument, który był zatwierdzony, a następnie został wycofany i anulowany.
Dokumentu takiego nie można redagować ani zmienić jego statusu na żaden z powyższych. Nie wpływa on na zmiany magazynowe, czy też inne moduły programu. Pozostaje tylko ślad, że taki dokument wystąpił i został anulowany.
Info
Dokumenty robocze są wyróżniane kolorem niebieskim, poprawiane - czerwonym,a anulowane - szarym.
Uwaga
Istnieją typy dokumentów sprzedaży, które nie zmieniają stanu i są traktowane przez program na nieco odmiennych zasadach niż podstawowe dokumenty sprzedaży.
Są one oznaczane kolorem granatowym.
Faktury referencyjne (historyczne),faktury VAT do paragonów i faktury pro forma - nie zmieniają stanu i nie wpływają na stany magazynowe oraz ewidencję VAT.
Na liście typów dokumentów w formularzu dokumentów sprzedaży są wyróżnione gwiazdką (*).
Faktury wewnętrzne i faktury zaliczkowe - nie zmieniają stanu i nie wpływają na stany magazynowe,ale są ujmowane w ewidencji VAT.
Na liście typów dokumentów w formularzu dokumentów sprzedaży są wyróżnione znakiem większości (>).
