Opcja <Dokumenty zakupu> w menu |Zakupy| służy do wywołania formularza,którego zadaniem jest obsługa ewidencji wszystkich dokumentów zakupu, zarówno wystawianych w złotych,jak i w walucie obcej,
a więc dokumentów zakupu wystawianych przez dostawców krajowych i dostawców zagranicznych (z UE i spoza UE).
Pierwsza zakładka formularza, o nazwie Lista dokumentów, zawiera wykaz zarejestrowanych dokumentów wybranego typu z podanego okresu.
Mogą być one porządkowane (przez kliknięcie na nagłówek odpowiedniej kolumny tabeli lub przycisk [Porządek] na pasku narzędziowym),wyszukiwane (przycisk [Szukaj]) i drukowane (przycisk [Drukuj]).
Możliwe są też wszystkie czynności redakcyjne takie jak rejestrowanie nowego dokumentu,redagowanie czy usuwanie już istniejących dokumentów.
Formularz jest wyposażony w filtry umożliwiające wyświetlanie dokumentów zakupu dla wybranego stanowiska (o ile użytkownik zdefiniuje w systemie stanowiska), typu dokumentu i z wybranego okresu.
Po otrzymaniu dokumentu potwierdzającego zakup towarów należy wprowadzić go do programu.
Treść dokumentu zawierają kolejne zakładki formularza,po których przemieszczamy się w trakcie rejestrowania dokumentu.
Na zakładce Karta dokumentu umieszczone są dane nagłówkowe : data wystawienia i numer dokumentu,dane sprzedawcy,dostawcy i przewoźnika,daty sprzedaży i wpływu dokumentu,dane określające rejestr VAT i dane animatora zakupu.
W nagłówku dokumentów walutowych dodatkowo należy wprowadzić informacje o rodzaju waluty i kursie (jest on pobierany z bazy danych programu, o ile wcześniej został zarejestrowany w wykazie kursów walut).
Na dokumentach zakupu z UE / importu jest dodatkowo umieszczana informacja (wynikająca z danych kontrahenta), czy mamy do czynienia z nabyciem w ramach UE.
Możemy także oznaczyć dokument jako element transakcji trójstronnej.
W przypadku faktur VAT walutowych możemy oznaczyć fakturę jako dotyczącą usług nieopodatkowanych w ramach UE.
Zakładka Pozycje służy do zarejestrowania wykazu towarów i usług wymienionych na dokumencie zakupu.
Rodzaj i zakres informacji rejestrowanych przez użytkownika w pozycji dokumentu zależy od typu rejestrowanego dokumentu.
Dla dokumentów złotówkowych użytkownik wprowadza symbol towaru, ilość i cenę oraz kwalifikuje pozycję do odpowiedniej grupy i kategorii VAT.
Domyślnie wszystkie obliczenia wykonuje program,ale ze względu na konieczność zarejestrowania pozycji zgodnie z oryginałem może zajść potrzeba"ręcznego" wpisania kwot.
Umożliwia to przełączenie w tryb obliczeń użytkownika. W tym trybie przeliczanie kwot przez program jest wyłączone i tylko użytkownik odpowiada za ich poprawność.
Pozycja dokumentów VAT walutowych jest wypełniana podobnie jak dla dokumentów złotówkowych. Różnica polega na tym, że kwoty są podawane w walucie i automatycznie przeliczane
przez program po kursie określonym na karcie dokumentu. Użytkownik ma możliwość przełączania się między kwotami w walucie i złotówkach.
Najbardziej złożone jest wypełnianie pozycji dokumentu faktury walutowej dokumentującej nabycie w ramach UE lub zakup z importu.
Zawiera ona informacje umieszczone na 3 zakładkach wewnętrznych.
Pierwsza o nazwie Zakupy zawiera informacje o towarze,cenie i wartości zakupu,kolejna o nazwie Obciążenia zawiera informacje o dodatkowych kosztach związanych z zakupem dokonanym zagranicą,
a zakładka VAT kwoty netto,vat i brutto,które zostaną ujęte w ewidencji VAT.
Zakładka Sumy VAT zawiera informacje o kwotach netto, vat i kwotach brutto według stawek VAT, kategorii i grup VAT.
Na tej zakładce można również zmienić domyślny (wynikający z parametrów zakupu) sposób obliczania sum dokumentu.
Może się to okazać pomocne,gdy przyjęty przez sprzedawcę schemat obliczeń różni się od standardowego.
Wygląd i zawartość zakładki zależy od typu dokumentu.
Dla dokumentów złotówkowych i faktur nabycia UE wyświetlana jest kwota do zapłaty i podział VAT wg stawek.
Dla faktur walutowych VAT sumy VAT są prezentowane i mogą być w razie potrzeby redagowane zarówno w złotych jak i w walucie dokumentu.
Dla tych dokumentów użytkownik może zmieniać zarówno schemat obliczania sum VAT jak i schemat przeliczania sum podawanych w walucie na złote.
Zakładka Płatności dostarcza informacji o sposobie rozliczenia z dostawcą,warunkach rozliczenia i ewentualnie rachunku bankowym.
Umieszczony jest na niej przycisk [Stan rozrachunków] dzięki,któremu można szybko uzyskać informację o stanie rozliczeń z kontrahentem,którego dotyczy dokument.
Na zakładce Podpisy znajduje się miejsce na dodatkowe uwagi umieszczane na dokumencie oraz informacje o osobie wystawiającej i odbierającej dokument.
Ostatnia zakładka Dane celne jest dostępna tylko dla faktur dokumentujących nabycie UE lub zakup z importu spoza UE i umożliwia wprowadzenie sumarycznych kwot dodatkowych obciążeń związanych z zakupem.
Info
Istnieje możliwość takiego skonfigurowania programu, aby zatwierdzenie dokumentu zakupu powodowało automatyczne ustalanie cen sprzedaży towarów w oparciu o cenę zakupu i marżę
przewidzianą dla danego towaru i typu ceny.
Aby włączyć mechanizm automatycznego ustalania cen należy w ustawieniach zestawu (Plik -> Ustawienia -> Zestaw danych) danych na zakładce Zakupy włączyć
opcję "automatyczne ustalanie cen na podstawie cen zakupu" oraz ewentualnie opcję "potwierdzanie nowych cen" jeśli chcemy być uprzedzani przed dokonaniem każdej zmiany
ceny sprzedaży towaru przez program.
Dodatkowo,w wykazie towarów (Plik -> Kartoteki -> Towary),dla towarów objętych automatycznym ustalaniem cen zakupu na podstawie sprzedaży należy także włączyć
opcję "automatyczne ustalanie cen na podstawie cen zakupu" oraz podać domyślną marżę stosowaną przy ustalaniu ceny sprzedaży.
Po wykonaniu powyższych ustawień program przy zatwierdzaniu dokumentu zakupu proponuje automatyczne ustawienie cen sprzedaży w oparciu o cenę z dokumentu zakupu i marżę określoną dla towaru.
Info
Jeżeli dokument zakupu nie został oznaczony jako poza magazynowy to jego zatwierdzenie generuje automatycznie powiązane dokumenty magazynowe oraz odpowiednie zmiany w stanach magazynowych.
Typ dokumentu magazynowego wynika z typu dokumentu zakupu np. faktury VAT złotówkowe generują dokumenty magazynowe PZ/ZF,faktury nabycia UE dokumenty PZ/ZI,
a faktury VAT walutowe dokumenty PZ/ZV.
W nagłówku takiego dokumentu magazynowego jest wyświetlana informacja o dokumencie zakupu, który go wygenerował.
Info
Redagowanie dokumentu zakupu jest możliwe jedynie po zmianie jego statusu z zatwierdzony na poprawiany.
Niekiedy zmiana statusu dokumentu nie jest możliwa, gdyż istnieją już dokumenty rozchodu odwołujące się do obrotów przychodu wygenerowanych przez ten dokument.
Taki dokument może być skorygowany w trybie wyłącznego dostępu, który umożliwia przycisk [Korekta] znajdujący się na zakładce Pozycje.
Info
Rejestrując dokument zakupu możemy odnotować w systemie informację o realizacji zamówienia, na podstawie którego zakup nastąpił.
Służy do tego przycisk [Odnotuj realizację zamówienia], który udostępnia ekran z listą zamówień tworzoną w kontekście dostawcy, którego dotyczy rejestrowany dokument zakupu.
