System prowadzi automatyczną numerację dokumentów wg wzorców określonych w parametrach bazy danych.
Istnieje możliwość zdefiniowania odrębnych wzorców numeracji dla grup dokumentów takich jak dokumenty sprzedaży, dokumenty magazynowe, dokumenty spisu z natury, zamówienia zakupu czy noty księgowe.
W zależności od ustawień parametrów bazy danych dla grupy dokumentów użytkownik może dokonywać zmian w numerach proponowanych przez system lub możliwość ta jest zablokowana.
W przypadku dokumentów magazynowych generowanych automatycznie przez program do dokumentów nadrzędnych takich jak dokumenty sprzedaży,zakupu,czy spisu z natury,istnieje możliwość powielania numeru z dokumentu nadrzędnego lub prowadzenia przez program odrębnej numeracji na zasadach obowiązujących dla dokumentów magazynowych.
Przykładowe ustawienie parametrów dla numerowania dokumentów magazynowych.
Reguły automatycznego nadawania numerów dokumentom :
•numer musi zaczynać się liczbą porządkową ( symbol @N na początku wzorca numeru ),
•numer jest generowany na podstawie daty dokumentu, a nie daty pracy programu,
•numer roboczy dokumentów sprzedaży i spisu z natury to "ROB*mmdd/gg:nn:ss/c" ,gdzie mm-miesiąc,dd-dzień,gg-godzina,nn-minuta, ss-sekunda utworzenia dokumentu, c-dodatkowy wyróżnik,
(Jeżeli w numerze dokumentu sprzedaży lub spisu zawarty jest ciąg znaków "ROB*" lub "*ROB" to oznacza to, że taki numer jest roboczy i podczas zatwierdzania dokumentu zostanie on zastąpiony kolejnym numerem wynikającym z licznika numerów.)
•jeżeli jest dopuszczalne redagowanie dokumentu to prawy klawisz myszki w polu numeru umożliwia wyświetlenie luk w numeracji i wstawienie nie wykorzystanego numeru do tworzonego dokumentu,
•jeżeli jest usuwany ostatni dokument danego typu to licznik numerów jest zmniejszany tak, że wystawienie kolejnego dokumentu nie powoduje powstania luki w numerach dokumentów.
W przypadku dokumentów sprzedaży oprócz wzorca numeru określonego w parametrach zestawu w skład numeru dokumentu może wchodzić dodatkowo :
•sufiks wzorca numeru przypisanego do danego typu dokumentu sprzedaży,
•symbol stanowiska sprzedaży.
Zasady tworzenia dokumentu sprzedaży zostały dokładnie opisane w rozdziale Szczegółowe omówienie wybranych zagadnień.