Poniższy opis obrazuje przykładowy sposób użycia. Użytkownik programu może zorganizować to w inny sposób, jeżeli sposób ten zaskutkuje prawidłową deklaracją VAT i prawidłowym plikiem JPK. Dane do deklaracji VAT program przygotowuje na podstawie poszczególnych pozycji ewidencji takich jak kwota netto, kwota vat, stawka vat, grupa i kategoria vat. Nie jest istotne czy pozycja o danych cechach została utworzona ręcznie czy automatycznie.
1. Ujęcie w ewidencji zakupów
Wprowadzamy dowód zakupu do wydzielonej podewidencji VAT zakupów w stawce zero ( lub czasem NP w przypadku usług)
Oznaczamy ten dowód jako nabycie (ewentualnie jako usługi UE NP)
Dla nabyć i importu towarów zalecany typ dokumentu dla dedykowanej im podewidencji to ZI.(import, nabycia) dla zakupów usług to typ ZV (walutowe pozstałe)
W głównej podewidencji zakupów wskazujemy podewidencje w których będą wprowadzone pochodne dowody wewnętrzne
Uwaga:
Podewidencja VAT dowodów wewnętrznych sprzedaży (typ dokumentu SW)
Podewidencja VAT dowodów wewnętrznych zakupu ma (typ dokumentu ZW )
2. Tworzenie dowodów wewnętrznych
a) Ręczne
Użytkownik może wprowadzić do ewidencji sprzedaży wewnętrznej (SW) i/lub zakupów wewnętrznych (ZW) odpowiednie pozycje tak by ich wprowadzenie skutkowało prawidłową deklaracją VAT i plikiem JPK.
W razie wątpliwości jaki skutek dana pozycja będzie miała w deklaracji VAT korzystamy z przycisku "Układ deklaracji" na zakładce "Karta dokumentu" w oknie ewidencji VAT.
b) Automatyczne
Program jest w stanie automatycznie utworzyć dowody wewnętrzne po stronie sprzedaży i zakupów.
(Tworząc dowody program przelicza wskazaną stawkę np. stawkę 0 na wskazaną stawkę docelową np 23.)
Służy do tego przycisk "Dowody wewnętrzne" pod listą pozycji ewidencji zakupów.
Tworzenie dowodów wewnętrznych dla nabycia UE
Tworzenie dowodów wewnętrznych dla zakupu usług UE wygląda podobnie
Uwaga 1: po utworzeniu dowodów wewnętrznych użytkownik może je jeszcze zredagować jeżeli wystąpi taka potrzeba
Uwaga 2: ze źródłowego dowodu zakupu możemy nawigować do pochodnych dowodów wewnętrznych wchodząc do okna tworzenia dowodów wewnętrznych i korzystając z przycisku - "Przejdź do utworzonego dowodu"
3. Sprawdzenie czy sposób wprowadzenia dowodu zakupu i pochodnych dowodów wewnętrznych jest odpowiedni.
a) jedną z możliwości jest próbne wprowadzenie danego dowodu do przyszłego miesiąca takiego dla którego nie były wprowadzane jeszcze dane. Tworzymy następnie odpowiednie dowody wewnętrzne. Następnie tworzymy próbnie deklaracje VAT dla tego przyszłego okresu i sprawdzamy czy nasz sposób prowadzenia ewidencji skutkuje odpowiednim ujęciem w deklaracji VAT. Jeżeli taka deklaracja wynika tylko ze skutków wprowadzenia źródłowego dowodu zakupu i pochodzących z niego dowodów wewnętrznych to możną łatwo stwierdzić czy odpowiednie kwoty są w odpowiednich polach deklaracji.
b) druga możliwość to zrobienie wydruków ewidencji dostaw oraz ewidencji dowodów wewnętrznych i sprawdzenie czy odpowiednie sumy się zgadzają.
W razie wątpliwości jaki skutek dana pozycja będzie miała w deklaracji VAT korzystamy z przycisku "Układ deklaracji" na zakładce "Karta dokumentu" w oknie ewidencji VAT.