Po wyświetleniu okna Anonimizacja danych kontrahenta / osoby kontaktowej należy za pomocą przycisku Lupka przejść do wykazu kontrahentów i wybrać kontrahenta, dla którego ma być wykonany proces anonimizacji danych.
Po wybraniu kontrahenta program ustala i wyświetla listę dokumentów związanych z kontrahentem. Są to dokumenty sprzedaży i zakupu (faktury, paragony i ich korekty), dokumenty magazynowe, noty korygujące i noty księgowe.
Dodatkowo wyświetlana jest informacja o liczbie nierozliczonych transakcji (należności i zobowiązania) związanych z kontrahentem, dla którego ma być wykonana operacja anonimizacji.
1. Dopuszczalność anonimizacji
Anonimizacja jest możliwa, gdy :
- od dnia wystawienia ostatniego dokumentu związanego z kontrahentem do dnia anonimizacji upłynął odpowiedni okres czasu ( określony przez parametr zestawu danych ),
| - | kontrahent nie ma nierozliczonych należności lub zobowiązań. |
Przykład 1
Dane kontrahenta o symbolu BART nie mogą być zanonimizowane, gdyż od czasu wystawienia dokumentów z nim związanych nie upłynęła wymaga ilość lat i istnieją nierozliczone transakcje.
Przykład 2
Dane kontrahenta o symbolu BART2 mogą być zanonimizowane, gdyż od czasu wystawienia dokumentów z nim związanych upłynęła wymaga ilość lat i nie istnieją nierozliczone transakcje.
2. Parametry anonimizacji.
W Ustawieniach bieżącej bazy danych ( menu Plik -> Ustawienia -> Bieżąca baza danych ) na zakładce O. Ochrona danych (RODO) użytkownik może ustawić wartości parametrów anonimizacji :
| - | ilość lat jaka musi upłynąć od daty wystawienia ostatniego dokumentu związanego z kontrahentem do dnia anonimizacji, aby wykonanie operacji było możliwe (domyślnie : 6 lat), |
| - | tekst, jakim jest zastępowana nazwa kontrahenta w trakcie anonimizacji (domyślnie : „Anonimizacja - RODO (art.17)”). |
Na zakładce jest również umieszczony nieredagowalny parametr informujący o tym, że anonimizacja jest blokowana, gdy kontrahent ma nierozliczone należności lub zobowiązania.
3. Sposób anonimizacji danych.
W trakcie anonimizacji danych kontrahenta :
| - | nazwa jest zastępowana tekstem podanym jako parametr w Ustawieniach zestawu danych, a inne dane tekstowe związane z kontrahentem ( w szczególności NIP, adresy, email, telefony ) są nadpisywane znakiem „X”, |
| - | analogiczny proces jest przeprowadzany dla danych kontrahenta przypisanych do związanych z nim dokumentów. |
Uwaga !
A. PROCES ANONIMIZACJI DANYCH JEST NIEODWRACALNY !!!
B. W trakcie anonimizacji nie jest zmieniany symbol kontrahenta.
| C. | Raport z anonimizacji jest umieszczany w pliku ANONIMIZACJA_x.txt, gdzie x oznacza symbol kontrahenta. |
Przykład
Anonimizacja danych kontrahenta o symbolu BART2.
