System rezerwacji towarów działa w programie w oparciu o trzy moduły : stany magazynowe, zamówienia sprzedaży i dokumenty sprzedaży.
W kolejnych krokach zostanie omówione zakładanie i zdejmowanie rezerwacji oraz zbiorcze operacje obsługujące rezerwacje.
A. Zakładanie rezerwacji.
A1. Zakładanie rezerwacji w kartotece stanów magazynowych.
1.Wywołanie formularza Stany ( menu Magazyny -> Stany lub przycisk Stany na pasku skrótów z lewej strony ekranu).
2. Założenie rezerwacji.
a) Wybranie magazynu, wyszukanie towaru i przejście na zakładkę Rezerwacje.
b) Uruchomienie [Nowy] na pasku skrótów u góry ekranu przez kliknięcie myszką lub klawiszami {Ctrl}+{N}.
c) Wypełnienie formatki rezerwacji towaru.
Wypełnić należy pola :
•rezerwacja (obowiązkowe)
Należy określić ilość rezerwowaną dla wskazanego niżej kontrahenta. Program proponuje zarezerwowanie całej dostępnej tj. będącej na stanie i jeszcze nie zarezerwowanej ilości towaru.
Użytkownik może zmienić proponowaną ilość na dowolną większą od zera. Rezerwacja może przekraczać aktualny stan towaru w magazynie.
•do dnia (obowiązkowe)
Termin obowiązywania rezerwacji. Pełni rolę informacyjną, a także jest wskaźnikiem przy wykonywaniu operacji zbiorczego zerowania i usuwania rezerwacji.
Uwaga! Przekroczenie terminu nie powoduje automatycznego usunięcia rezerwacji. Rezerwacje przeterminowane są oznaczane kolorem czerwonym.
Program proponuje termin obowiązywania rezerwacji dodając do bieżącej daty pracy programu ilość dni określoną w parametrze Domyślny czas rezerwacji towarów (w dniach) na zakładce S13.Towary
w Ustawieniach zestawu danych. Użytkownik może zmienić termin na dowolny inny.
•dla (obowiązkowe)
Pole wskazujące kontrahenta, dla którego tworzymy rezerwację.
•data założenia rezerwacji (opcjonalne)
Data utworzenia rezerwacji. Program proponuje bieżącą datę pracy programu.
•zakładający (opcjonalne)
Informacja o osobie zakładającej rezerwację.
•źródło, lp.
Pola zawierające informację o dokumencie na podstawie, którego powstała rezerwacja automatyczna (np. dane z dokumentu zamówienia). Przy rezerwacji tworzonej z poziomu kartoteki stanów te pola nie są wypełnianie.
d) Zatwierdzenie rezerwacji przez naciśnięcie przycisku OK.
Utworzona rezerwacja może być przeglądana i częściowo redagowana (przyciski Pokaż i Redaguj na pasku skrótów).Na zakładce Rezerwacje nie jest natomiast aktywna operacja Usuń. Zasady zdejmowania i usuwania rezerwacji zostaną omówione w dalszej części opracowania.
A2. Zakładanie rezerwacji do zamówień sprzedaży.
Rezerwacja może być założona niejako „przy okazji" rejestrowania zamówienia sprzedaży od klienta. Aby rezerwacja powstała należy po zarejestrowaniu i zapisaniu zamówienia wykonać opisane poniżej kroki.
1.Wskazanie pozycji zamówienia, dla których ma być założona rezerwacja.
Należy przejść na zakładkę Pozycje zamówienia i w skrajnej lewej kolumnie zaznaczyć te, dla których ma być założona rezerwacja.
2. Uruchomienie operacji rezerwacji.
Naciśnięcie przycisku Rezerwacje na zakładce Pozycje zamówienia dokumentu zamówienia sprzedaży. W efekcie wyświetlona zostaje Lista rezerwacji.
3. Zredagowanie i zatwierdzenie rezerwacji do zamówienia.
Użytkownik może określić dla każdej pozycji :
•magazyn, w którym zakładana jest rezerwacja,
•wielkość rezerwacji,
•termin rezerwacji.
Pola Magazyn i Termin rezerwacji umieszczone powyżej listy towarów służą do zbiorczej zmiany symbolu magazynu i terminu dla wszystkich pozycji wymienionych na liście.
Poprawne zakończenie operacji zakładania rezerwacji kończy się wyświetleniem komunikatu Rezerwacje zostały założone, a na zakładce Rezerwacje w Kartotece stanów pojawia się pozycja rezerwacji zawierająca informację o zamówieniu, które ją wygenerowało.Taka pozycja rezerwacji może być redagowana na ogólnych zasadach.
III. Skutki założenia rezerwacji.
Jeżeli po założeniu rezerwacji przełączymy się na Kartę stanu towaru i odświeżymy dane (przycisk Odśwież na pasku skrótów) to widać, że ogólnie dostępna jest tylko ta ilość towaru, która nie jest objęta rezerwacją.
W efekcie założenia rezerwacji :
•na rzecz klienta nie posiadającego rezerwacji można rozchodować z magazynu tylko ilość nie większą od dostępnej bez rezerwacji,
•na rzecz klienta posiadającego rezerwację można rozchodować ilość nie większą od sumy ilości dostępnej bez rezerwacji i ilości zarezerwowanej na rzecz tego klienta.
Próba naruszenia tej zasady powoduje wyświetlenie komunikatu podobnego do poniższego i uniemożliwia zatwierdzenie dokumentu rozchodu.
B. Zdejmowanie rezerwacji.
B1. Zdejmowanie rezerwacji w kartotece stanów magazynowych.
a) Po wyszukaniu w Kartotece stanów towaru, dla którego chcemy zdjąć rezerwację przechodzimy na zakładkę Rezerwacje i wskazujemy na liście pozycję, dla której ma nastąpić zmniejszenie stanu rezerwacji.
b) Dwukrotne kliknięcie pozycji myszką lub uruchomienie przycisku Nowy powoduje wyświetlenie formatki wyboru operacji, którą chcemy wykonać.
c) Po wybraniu operacji zdjęcie z rezerwacji należy wypełnić i zatwierdzić odpowiednią formatkę.
Wypełnić należy pola :
•zdjąć (obowiązkowe)
Należy podać o ile zmniejszana jest rezerwacja. Program proponuje ilość pozostałą do realizacji, ale użytkownik może wpisać dowolną liczbę większą od zera i nie przekraczającą rezerwacji pozostałej do zrealizowania.
•przyczyna (obowiązkowe)
Należy podać przyczynę zmniejszenia stanu rezerwacji wybierając jedną z pozycji z listy rozwijającej się po kliknięciu myszką lub naciśnięciu klawisza spacji.
•dla (opcjonalne)
Wskazujemy kontrahenta, który spowodował zmniejszenie rezerwacji.
Program proponuje kontrahenta, dla którego rezerwacja została założona, ale dopuszczalny jest symbol dowolnego innego kontrahenta lub pole może pozostać niewypełnione.
•data zdjęcia rezerwacji i zdejmujący (opcjonalne)
Pola informacyjne o zawartości zgodnej z nazwą.
•źródło
Pola zawierające informację o dokumencie na podstawie, którego nastąpiło automatyczne zmniejszenie rezerwacji. Przy rezerwacji tworzonej z poziomu kartoteki stanów te pola nie są wypełnianie.
Do każdej pozycji rezerwacji może być zarejestrowana dowolna ilość operacji zdjęcia z rezerwacji, aż do wyzerowania stanu rezerwacji.
Siatka na zakładce Rezerwacje jest wypełniana w ten sposób, że kolejno umieszczane są rezerwacje i odnoszące się do nich operacje zdjęcia z rezerwacji.
B2.Zdejmowanie rezerwacji przez anulowanie rezerwacji utworzonych do zamówienia.
Jeżeli dla pozycji dokumentu zamówienia sprzedaży zostały założone rezerwacje to naciśnięcie na zakładce Pozycje zamówienia przycisku Rezerwacje powoduje wyświetlenie formatki wyboru akcji.
Przycisk założenie rezerwacji umożliwia utworzenie rezerwacji dla tych pozycji, dla których nie uczyniono tego wcześniej. Przycisk anulowanie rezerwacji pozwala (po potwierdzeniu decyzji) anulować rezerwacje dla wszystkich pozycji zamówienia. Anulowanie odbywa się przez automatyczne utworzenie operacji zdjęcia rezerwacji z opisem anulowanie.
B3. Zdejmowanie rezerwacji – realizacja przez sprzedaż.
Z założenia rezerwacje związane są przede wszystkim ze sprzedażą.
Logiczny ciąg jest tu następujący : zamówienie sprzedaży od klienta połączone z rezerwacją, a następnie realizacja tego zamówienia poprzez sprzedaż rejestrowaną w systemie przez wystawienie dokumentu sprzedaży. Dlatego jeżeli kontrahent, dla którego wystawiany jest dokument sprzedaży ma zarejestrowane rezerwacje, których stan jest większy od zera to po podaniu jego symbolu program wyświetla listę informującą o niezrealizowanych rezerwacjach.
Jeżeli towary, dla których nabywca ma rezerwację wystąpią wśród pozycji dokumentu sprzedaży to przy zapisie tego dokumentu program proponuje zarejestrowanie operacji zdjęcia (przez realizację) z rezerwacji ilości występującej na dokumencie sprzedaży.
Użytkownik może skorygować wielkość zdjęcia z rezerwacji lub zrezygnować z realizowania rezerwacji dla wybranej pozycji (przez usunięcie zaznaczenia) lub dla wszystkich pozycji z listy (przez naciśnięcie przycisku Rezygnacja).
Po zatwierdzeniu listy Realizacji rezerwacji przyciskiem OK w kartotece stanów pojawiają się wpisy zmniejszające rezerwację. Jako Przyczyna występuje Realizacja, a Źródłem jest wystawiony dokument sprzedaży.
C. Obsługa rezerwacji.
C1. Porządki w rezerwacjach.
Jak wszystkie moduły systemu tak również i rezerwacje wymagają pewnej obsługi ze strony użytkownika.
Na pierwszej zakładce Kartoteki stanów jest umieszczony przycisk Porządkuj rezerwacje.
Po uruchomieniu przycisku Porządkuj rezerwacje pojawia się okno o nazwie Zbiorcze operacje na rezerwacjach umożliwiające wybór operacji, którą chcemy wykonać
i pozwalające na ustawienie parametrów wykonywanej operacji.
Użytkownik może wybrać jedną z 4 opisanych niżej operacji.
1. Przeliczenie stanów rezerwacji.
Operacja podobna do przeliczania stanów magazynowych. Powinna być wykonana po awarii systemu lub w przypadku stwierdzenia niezgodności w rezerwacjach z jakiejkolwiek innej przyczyny.
Przeliczenie można ograniczyć do wybranego magazynu i/lub wybranego zakresu towarów. Działanie programu polega na usunięciu informacji o rezerwacjach z kart towarów w kartotece stanów, a następnie ich odtworzeniu w oparciu o zarejestrowane w systemie operacje założenia i zdjęcia rezerwacji.
2. Wyzerowanie stanu rezerwacji.
Operacja, którą można wykonać chcąc anulować rezerwacje, założone np. przez wybranego kontrahenta lub obowiązujące do określonego dnia, ale z pozostawieniem informacji o historii tych rezerwacji.
Działanie programu polega na wyszukaniu operacji założenia rezerwacji spełniających określone przez użytkownika warunki i zarejestrowaniu do każdej z nich operacji zdjęcia z rezerwacji tak, aby rezerwacja osiągnęła stan zerowy. Zdjęcie z rezerwacji jest rejestrowane z bieżącą datą pracy programu i z przyczyną Inna.
3. Usunięcie rezerwacji ze stanem zerowym.
Operacja, którą należy wykonać, aby wprowadzić porządki i większą przejrzystość w rezerwacjach przez usunięcie zapisów dla tych operacji rezerwacji, które zostały wyzerowane (przez realizację, anulowanie,...)
i są np. operacjami historycznymi tj. założonymi w odległym okresie. Działanie programu polega na wyszukaniu operacji założenia rezerwacji mających stan zerowy i spełniających określone przez użytkownika warunki, a następnie usunięciu ich (wraz z powiązanymi operacjami zdjęcia z rezerwacji) z systemu. Zalecane jest okresowe usuwanie rezerwacji ze stanem zerowym, gdyż przyspiesza to wszystkie operacje wykonywane przez system na rezerwacjach.
4. Usunięcie rezerwacji.
Operacja, której nie należy wykonywać bez ważnych powodów, gdyż jej skutkiem jest usunięcie z kartoteki stanów wszystkich zapisów dotyczących rezerwacji dla wskazanego przez użytkownika magazynu
i zakresu towarów. Rezerwacje są usuwane niezależnie od ich stanu (zatem także rezerwacje ze stanem > 0).
C2. Raportowanie stanu rezerw.
Zbiorczych informacji na temat stanu rezerw dostarcza użytkownikowi raport Lista rezerwacji wykonywany z poziomu Kartoteki stanów magazynowych za pomocą przycisku Drukuj na pasku skrótów
lub jako jeden z raportów w module Magazyny.
Lista rezerwacji jest raportem domyślnym przy przejściu do drukowania za pomocą przycisku Drukuj z zakładki Rezerwacje formularza Kartoteki stanów.
W tym przypadku program pomija wybór raportu z listy i od razu proponuje określenie zakresu wydruku tj. zakresu informacji interesujących użytkownika.
Dzięki odpowiednim ustawieniom formularza zakresu można sporządzić np. raport rezerwacji założonych w określonym przedziale czasu, rezerwacji kończących się w określonym okresie,
rezerwacji zrealizowanych ( stan zerowy) i niezrealizowanych (stan niezerowy) dla wybranych towarów lub kontrahentów.
Użytkownik może badać obecny stan rezerwacji (opcja : tylko rezerwacje) lub prześledzić historię rezerwacji (opcja : wszystkie operacje).